Bước 1: Bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng sẽ tiếp nhận các khiếu nại của Khách hàng. Các Bộ phận này chủ động giải quyết nhanh chóng và trả lời ngay kết quả giải quyết các khiếu nại trên cơ sở các Chính sách mà công ty đã công bố.
Bước 2: Trong trường hợp phức tạp hoặc không được quy định tại các chính sách mà công ty đã công bố thì Bộ phận Chăm Sóc Khách Hàng/ Bộ phận Kinh doanh sẽ cam kết thời hạn phản hồi cho Khách hàng không quá 7 ngày.
Bước 3: Chuyển kết quả giải quyết khiếu nại cho các bộ phận có liên quan để thực hiện (Bộ phận Bán hàng, Bộ phận Tư vấn…) và gọi điện xác nhận với Khách hàng về kết quả khiếu nại đã được giải quyết.
Nếu thông qua hình thức thỏa thuận mà vẫn không thể giải quyết được mâu thuẫn phát sinh từ giao dịch, thì công ty sẽ nhờ đến cơ quan pháp luật có thẩm quyền can thiệp nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các bên nhất là cho khách hàng.
